6 ideas para llevar acabo reuniones efectivas

El tiempo del talento humano invertido en reuniones de trabajo dentro de una organización también influye directamente en la rentabilidad. Es por eso que hay que saber utilizarlo.

Seguro has escuchado en tu organización a compañeros de trabajo comentando que las reuniones que se hacen son pérdida de tiempo, o que no quieren llegar a las mismas porque no se aterrizan las ideas o no se respetan los tiempos agendados. Luego las consideran como pérdidas de tiempo o innecesarias. 

La realidad es que son de suma importancia para mantener una comunicación fluida entre los involucrados. Muchas ideas de mejora se generan dentro de esas reuniones. El secreto está en ejecutarlas eficientemente.

Hoy desde Main Consulting Group, te traemos basadas en nuestra experiencia estas 6 ideas para llevar acabo reuniones efectivas y aprovechar al máximo los tiempos que comparte cada integrante de la reunión:

1. ESTANDARIZA LA DURACIÓN

Dependiendo del objetivo de la reunión es el tiempo invertido. No es lo mismo reunión para definir estrategias o presupuestos, que para dar seguimiento a temas puntuales o para dar capacitaciones. Cumple con los tiempos predefinidos

2. SELECCIONA LUGARES Y HORARIOS ADECUADOS

Recuerda que todos tienen actividades que realizar y deben invertir tiempo o desplazamiento para asistir a la reunión. Encuentra lo que pudiera ser más agradable y viable para llevar a cabo la misma.

3. DEFINE SIEMPRE LA AGENDA DE LA REUNIÓN 

Previo a la reunión, se debe compartir con los invitados los puntos a tratar en ella. Debe existir un moderador que coordine la reunión y haga cumplir lo programado. Solicita puntualidad.

4. CONOCE LOS PUNTOS BÁSICOS DE UNA REUNIÓN EFECTIVA 

• Introducción al tema con su objetivo, cualitativo o cuantitativo.
• Presentar y explicar el tema a desarrollar.
• Hacer que todos interactúen; no solamente espectadores.
• Obtener ideas del equipo reunido para fortalecer la cultura de mejora continua.
• Asignar compromisos y responsabilidades con fecha de entrega.
• Al finalizar, repasar los compromisos con cada uno de los responsables.

5. DOCUMENTA LO ACORDADO 

Compártelo con los involucrados y sus jefes inmediatos. 

6. UTILIZA LAS NUEVAS HERRAMIENTAS DIGITALES 

Reducen los tiempos de ocio que se generan en las reuniones presenciales. 100% comprobado.

Por lo que has leído, te das cuenta que no es tan complicado tener reuniones efectivas. Los integrantes deben sentir que son productivas y generan resultados positivos dentro de la organización.

Además de estas ideas, no dejes de investigar más sobre el tema y sigue innovando en tus reuniones. Siempre se puede mejorar. Recuerda mantener la cultura de trabajo enfocada en la mejora continua. Nos leemos en el siguiente post.