Los procesos administrativos y financieros también suman a la rentabilidad

La atención de muchos dueños al momento de querer hacer crecer aceleradamente su organización se enfoca en vender y producir mucho, buscando financiación viable. Solamente recuerdan que existe administración y finanzas al momento que falta el flujo de efectivo y no entienden la falla si han “vendido bien” y “su producto inventariado está listo para la venta”. En otros casos, no llegan a entender como ha sido tan poca o nula su utilidad si están haciendo todo para crecer, aumentando sus ventas.

Comentario real de varios clientes de diferentes industrias de diferentes países: “todo lo que he trabajado y vendido para hacer crecer el negocio y cada vez gano menos dinero”. ¿Por qué será?

Recordemos los enfoques básicos necesarios de una organización para poder operar: Comercial, Operación, Administración. De estos tres se derivan más enfoques o departamentos como marketing, servicio al cliente, talento humano, control de calidad, planificación, mantenimiento, informática, presupuesto, tesorería, etc. 

Las realidades de los negocios exitosos al comienzo se dan por alguna de estas tres corrientes: habilidad para vender y/o comercializar algo atractivo al mercado, habilidad para crear ese producto o servicio atractivo al mercado, o ambas.  Nunca escucharemos que un negocio arrancó y creció solamente administrando bien una idea atractiva, sin vender y/o sin producir bien. 

El reto comienza cuando para la organización ya no basta con vender y producir bien, ahora se debe administrar todo lo que ha crecido la empresa y es donde normalmente los dueños no tienen el conocimiento o experiencia. Acá es donde administración y finanzas toma el protagonismo igual a Comercial y Operación.

¿Por dónde empezar?

Primero asegura que el balance general y el estado de resultados esté al día y con información certera. Típico reflejo de una empresa que no termina de tener sus procesos ordenados… nunca está al día en su balance general y su estado de resultados. Y dije sus procesos porque la administración desordenada es el reflejo del desorden en los procesos operativos. Hay que empujar y gestionar para que se tenga al día. Con esto resuelto ya se tiene camino para controlar la rentabilidad. Recuerda si no tienes al día la contabilidad, estás a la deriva para la toma de decisiones.

Y después, ¿que sigue? 

Comienza a gestionar los frentes clave dentro de la administración que influyen directamente en la rentabilidad:

• Contratos con proveedores operativos. Las cláusulas por incumplimiento de contratos te pueden jugar a favor o en contra. Asegura que sea un ganar-ganar.
• Alquiler de inmuebles. Asegura que estés pagando acorde al mercado, ni más ni menos. Al momento de hacer contratos de alquiler a mediano y largo plazo, negocia la cuota mensual.
• Compras de materia prima e insumos. Negocia todo lo que se pueda, calidad, monto, financiamiento, tiempo de entrega. Todo genera rentabilidad y libera flujo.
• Activos fijos para la operación. Controla las existencias. Deprecia y revaloriza los activos que se puedan con base a las leyes correspondientes. Ayudará a tu balance general.
• Inventarios materia prima, material en proceso, producto terminado, merma. Recuerda que tu inventario es flujo de efectivo que no estás utilizando. Controla los niveles de inventario y trata de llevarlo a lo mínimo necesario para cubrir adecuadamente la operación. Para la merma, trabaja en producir un subproducto con la misma y comercializa.
• Cobranza de capital e interés. Si tu modelo de negocio incluye financiamiento, incluye interés. En caso de mora de tus clientes, acuerda política de interés y pronto pago. Así ayudarás a mejorar tu flujo de efectivo.
• Pago a proveedores. Idealmente, controla tu flujo de efectivo para cumplir con el plan de pago a proveedores, quizás ellos ya tienen su política de interés por mora. Analiza si el financiamiento por parte de los proveedores te beneficiará en algo y negocia.
• Préstamos bancarios y sus tasas. Revisa y analiza las finanzas de la empresa. Al momento de solicitar préstamos cuida la tasa, el plazo y el monto a pagar por periodo. Considera todas las fuentes de ingresos y egresos para tener mejor decisión al momento de calcular la necesidad.
• Sueldos y bonificaciones. Con alquiler y compra de insumos y materia prima, sueldos y bonificaciones son las que se llevan normalmente la mayor parte de tu egreso. Controla las franjas salariales y asegura que todos los puestos generen rentabilidad.

Te has dado cuenta de la relevancia y lo importante que es administrar eficientemente una empresa. Además, las formas inmediatas de rentabilizar y generar flujo de efectivo. Recuerda que el orden de los procesos de administración y finanzas es el resultado de tener organizados y definidos los procesos de todas las áreas.

Implementa lo que has leído y verás los resultados al corto plazo, garantizado. Parte de lo relatado aquí se ha implementado con clientes de diversos países en América Latina.

Nos leemos en el siguiente blog.

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